Schrijfwijzer maken voor jouw organisatie | Zo doe je dat
Werken er meerdere tekstschrijvers bij jouw organisatie? Maak dan afspraken over de stijl en inhoud van jullie teksten. Met de
stappen hieronder maak je een schrijfwijzer voor het bedrijf.
Maar wat is een schrijfwijzer precies? In de schrijfwijzer staan afspraken over de teksten die jullie als organisatie schrijven. Daarmee weet je zeker dat de tekstschrijvers in de organisatie op dezelfde manier schrijven. Natuurlijk heeft iedereen z’n eigen stijl, maar er moet wel een lijn in zitten. Het maakt het schrijven ook gewoon makkelijker: je hebt wat richtlijnen en dat is fijn.
1. Bepaal hoe je publiek eruitziet
Stap één is bedenken voor wie je schrijft. Doe daarom doelgroeponderzoek om erachter te komen op wie jouw organisatie zich richt. Daarna kun je een profiel maken van een doorsnee lezer. Heb je een breed publiek? Dan gaat doelgroepgericht schrijven anders. Lees hier hoe dat zit.
2. Wat straal je uit?
Vraag je daarnaast af hoe jij wil dat anderen jou zien. Dus wat je uit wil stralen. Zet hiervoor een paar woorden op een rij. Bijvoorbeeld open, betrouwbaar, vrolijk, grappig of degelijk. De toon van je teksten sluit hierbij aan en omschrijf je met iets praktischere woorden. Zoals klantvriendelijk, probleemoplossend of assertief. En bedenk of je de lezer aanspreekt met ‘u’ of ‘je’.
3. Zorg voor eenheid in spelling
Schrijf je ‘Afdeling Personeelszaken’ of ‘afdeling personeelszaken’? Gebruik je bij uitspraken één of twee aanhalingstekens? Hoeveel spaties zitten er in de telefoonnummers? Dit soort dingen spreek je af in je schrijfwijzer. Er zijn vaak meerdere manieren om dingen te schrijven, die volgens de officiële spellingsregels allemaal goed zijn. Het belangrijkste is dat er eenheid in zit. Het gaat bijvoorbeeld om afspraken over:
- Hoofdletters
- Opsommings- en aanhalingstekens en uitspraken
- Getallen en telefoonnummers
- Hoe je woorden schrijft die specifiek zijn voor jouw bedrijf
- Hoe je afkortingen schrijft
4. Welk taalniveau in je schrijfwijzer?
De Nederlandse taal bestaat uit zes taalniveaus, van makkelijk (A1) tot moeilijk (C2). Bedenk welk niveau bij jouw uitstraling en publiek past. Taalniveau B1 draait om begrijpelijke taal en de meeste Nederlanders begrijpen dit niveau. Daarmee zit je eigenlijk altijd goed.
5. Maak afspraken over zoekmachineoptimalisatie
Op welke manier ga je zoekmachineoptimalisatie (SEO) in je teksten gebruiken? Dit gaat over zoekwoorden, maar ook over de lengte van je teksten, de opmaak, de uitgaande links enzovoort. Hoeveel aandacht besteed je hieraan en op welke manier doe je dat?
6. Plaats voorbeelden in je schrijfwijzer
7. Welke woorden passen bij jouw organisatie?
Maak ook woordenlijsten met woorden die passen bij de organisatie. Ook handig is een lijst maken met woorden die niét passen. Hierin zet je bijvoorbeeld te moeilijke of ouderwetse woorden, vaktaal, woorden die te populair klinken en onnodige Engelse woorden. Maak verschillende categorieën. Plaats ook een lijst met alternatieven, dus woorden die wel geschikt zijn.
Schrijfwijzer gemaakt, en dan?
Ook een schrijfwijzer maken voor begrijpelijke taal?
Toegankelijke teksten maken het verschil voor jouw organisatie. Met mijn training Begrijpelijk Schrijven leren jij en je collega’s verbinding maken met jullie doelgroep via begrijpelijke taal. Na de training weet je genoeg om je eigen schrijfwijzer te maken.
