Duidelijke taal: hoe voorkom je dat je botte teksten schrijft?

Steeds meer organisaties beseffen dat duidelijke taal belangrijk is in de communicatie met klanten. Mooi natuurlijk, maar er is wel een maar. Want als je doorslaat met duidelijk schrijven, kun je bot en klantonvriendelijk klinken. En dat is het laatste wat je wil.

Het lijkt alsof duidelijke taal het ultieme doel is voor veel tekstschrijvers en communicatieprofessionals. Supergoed natuurlijk. Ook in mijn werk als schrijfcoach help ik organisaties met duidelijker schrijven. Gewoon, omdat het zoveel oplevert. Aan betrokkenheid, omzet, goed geïnformeerde inwoners. Wat dan ook.

Voordelen van duidelijke taal

Dat komt allemaal omdat je met duidelijk schrijven meer voor elkaar krijgt. Door eenvoudig en helder te schrijven, bijvoorbeeld op taalniveau B1, help je je lezer. Want hij begrijpt meteen waar de tekst over gaat. Hij weet wat er gaat gebeuren of wat hij moet doen. De tekst heeft één duidelijke boodschap zonder overbodige informatie. Als je voor allerlei soorten mensen tegelijk schrijft, kan je niet anders dan op deze manier schrijven. 

Kortom: duidelijke taal is onmisbaar voor organisaties met een breed publiek. En ook als je een wat smaller publiek hebt (met een specifieke doelgroep), is duidelijke taal heel nuttig voor je.

Maar. 

Sla niet door met duidelijke taal

Zoals bij bijna alles, kun je ook bij duidelijke taal een ‘te’ toevoegen. Te duidelijk. Als je tekst te duidelijk is, sla je door in je helderheid en het schrappen van overbodige informatie. Informatie die misschien niet 100% nuttig is, maar wel iets toevoegt. Namelijk: vriendelijkheid. Nuance. Iets positiefs. Schrappen is belangrijk, maar te veel schrappen is nooit goed. 

Want dan kan dit gebeuren:

  • Je klinkt bot, onvriendelijk of streng
  • Je klinkt niet servicegericht
  • Je klinkt ongeïnteresseerd, onpersoonlijk en alsof de lezer een nummertje is
  • Je tekst is saai 

Vooral als het om brieven gaat

Vriendelijkheid en servicegerichtheid zijn vooral iets voor (zakelijke) brieven en e-mails. Je spreekt de lezer dan persoonlijk aan, alsof je een gesprek hebt met z’n tweeën. En vaak moet de lezer iets, of mag hij juist iets niet. Allemaal redenen om vriendelijk en persoonlijk te zijn. Bij bijvoorbeeld een webpagina, een verslag of een folder is het een ander verhaal. Ook dan moet je niet doorslaan met duidelijke taal, maar dan is het gevaar eerder dat het saai wordt dan dat het onvriendelijk wordt.

Maar dan nu het deel waar je waarschijnlijk op zit te wachten:

In 5 stappen duidelijk én vriendelijk schrijven

Hoe maak je dan zo’n mooie mix van duidelijkheid en klantvriendelijkheid?

  1. Val niet met de deur in huis; schrijf een korte inleiding
  2. Als het gaat om slecht nieuws, let dan extra goed op je woordkeuze
  3. Schrijf in normalemensentaal. Dat maakt je tekst niet alleen helder, maar ook persoonlijk
  4. Schrijf positief en begripvol, maar wel eerlijk
  5. Verplaats je in de lezer: wat zou jij prettig vinden om te lezen?

Helder maar menselijk, dus. 

Het nut van klantvriendelijkheid

Je weet nu dat het mogelijk is: duidelijk schrijven zonder bot te klinken. Maar wat is eigenlijk het nut van klantvriendelijkheid? Eh, logisch, denk je misschien: je wil niet onaardig doen tegen je klanten. Maar er is meer. Als jij je inleeft, doen klanten of inwoners sneller wat je ze vraagt. Ze luisteren naar je, omdat ze het idee hebben dat er naar hén geluisterd wordt. Dat er begrip voor ze is. En dat maakt weer dat zij begrip hebben voor de situatie.

Zet klantvriendelijkheid dus op 1 in jouw brieven en e-mails. Nouja, op een gedeelde plek met duidelijke taal dan.

Wil jij verbinding maken met je publiek via begrijpelijke taal?

Toegankelijke teksten maken het verschil voor jouw organisatie.  Met mijn training Begrijpelijk Schrijven zorg ik ervoor dat jij en je collega’s verbinding krijgen met jullie doelgroep, simpelweg via begrijpelijke taal. Daardoor bereik je eindelijk het doel van je teksten.