Duidelijke brief schrijven: 5 tips
Als je een brief of e-mail schrijft, wil je je lezer informatie geven. En misschien wil je dat je lezer iets doet. Door een duidelijke brief te schrijven, bereik je het doel van je tekst. Lees hier 5 tips.
Heb jij ook weleens zo’n moeilijke, formele of vage brief gekregen? Of eentje vol met vaktaal? Ik weet niet wat het is met brieven, maar vaak gaat daar nog een hoop mis. Bij brieven van de gemeente bijvoorbeeld. Misschien vind jij het zelf ook lastig om een duidelijke brief te schrijven. Want je wil zoveel vertellen en je wil dat alles klopt. Maar al snel is je brief een onduidelijke lap tekst. Help!
5 tips om een duidelijke brief te schrijven
Gelukkig ben je bij deze blog beland, want met deze tips gaat het schrijven van een goede brief een stuk makkelijker. Deze tips gelden ook voor e-mails, ook al zijn e-mails vaak korter.
1. Bepaal het doel van je brief
Wat wil je bereiken met je brief? Daar moet alles in de tekst om draaien. Het doel kan bijvoorbeeld zijn:
- Informatie geven
- Uitleggen dat iemand iets moet doen
- Uitleggen dat iemand iets heeft gedaan wat hij niet mocht doen – en wat er nu gaat gebeuren
- Iemand ergens enthousiast over maken, in de hoop dat hij iets gaat doen.
Stel dat je doel is om te vertellen dat iemand niet de vergunning krijgt die hij heeft aangevraagd. Zorg er dan voor dat iedere alinea meehelpt aan dat doel. Wijk niet te veel uit naar andere onderwerpen. Geef antwoord op vragen als wie-wat-wanneer en waarom. En vergeet vooral niet de ‘en nu?’ of de ‘hoe dan?’. Laat de lezer niet met vragen achter.
2. Bepaal wie je lezer is
Het maakt nogal wat uit of je lezer de brief verwacht. En of hij al verstand heeft van de inhoud. Daarom is het belangrijk om te weten wie je lezer is en wat hij wel of niet weet. Maak je één standaard brief die – op wat details na – naar allerlei soorten mensen wordt verstuurd? Waarschijnlijk heb je dan een breed publiek. Doelgroepgericht schrijven werkt voor jou anders, want je weet niet wie je doelroep precies is. Lees hier hoe je doelgroepgericht schrijft voor een breed publiek.
3. Gebruik een duidelijke structuur
Een duidelijke brief schrijven doe je met een tekststructuur. Dat ziet er zo uit:
- Schrijf een duidelijke intro. Leg uit wat de aanleiding van de brief is. Bijvoorbeeld:
Op 14 januari vroeg u een vergunning aan voor een overkapping. We hebben uw aanvraag goedgekeurd. In deze brief leggen we uit wat er nu gaat gebeuren.
- Verdeel je tekst in alinea’s. Maak de alinea’s niet te lang; zo’n 6 regels is vaak genoeg
- Schrijf tussenkoppen boven de alinea’s. Een tussenkop kan bestaan uit één woord, maar kan ook een korte vraag of zin zijn. Bekijk tips voor goede tussenkopjes.
- Geef elke alinea één onderwerp.
4. Schrijf in begrijpelijke taal
Met toegankelijke taal bereik je het doel van je brief of e-mail. Bij een duidelijke brief schrijven hoort daarom begrijpelijke taal. Daarmee snapt de lezer direct wat de bedoeling is. Doe bijvoorbeeld dit:
- Hou taalniveau B1 als richtlijn of kies een ander laag taalniveau
- Gebruik geen vaktaal
- Schrijf korte, duidelijke zinnen
- Schrijf actief
- Schrijf in spreektaal.
5. Zorg voor een duidelijke en vriendelijke afsluiting
Nu kom je bij het einde van de brief, misschien wel het belangrijkste deel. Want dit is het moment om duidelijk te maken wat de lezer moet doen, mocht je dat nog niet gedaan hebben. Of je kunt hier laten weten wat hij kan doen als hij nog vragen heeft. Schrijf een duidelijk tussenkopje. Zet verschillende contactgegevens neer, zodat je het je lezer makkelijk maakt. Schrijf ook je eigen naam eronder en niet die van de afdeling. Dat voelt persoonlijker voor de lezer.
Bonustip: wees duidelijk, maar niet bot
Bij een duidelijke brief schrijven draai je niet om de boodschap heen. Duidelijk = dus goed. Maar sla hier niet in door: dan kun je klantonvriendelijk klinken. Kies voor vriendelijke woorden. Voor iets als ‘U moet geld betalen en dat moet op tijd gebeuren anders krijgt u een boete’ kun je ook iets vriendelijks bedenken. Al helemaal als het gaat om een groot bedrag waar iemand niet op had gerekend. Schrijf bijvoorbeeld:
De aanvraag van de vergunning kost € 100. Wilt u dit bedrag vóór 2 augustus betalen? Dan voorkomt u dat u een boete moet betalen.
Een duidelijke brief schrijven: nu volhouden!
Zo, deze tips maken je brief een stuk duidelijker. Wil je dat jij en je collega’s vanaf nu alleen nog maar goede brieven schrijven? Schrijf de regels die voor jullie gelden dan in een schrijfwijzer. Hang een checklist speciaal voor brieven boven je bureau. Of maak een sjabloon in Word. Niet per se voor de vormgeving, maar voor de verdeling en de inhoud. Dat hoef je daarna alleen maar in te vullen.
Wil jij ook duidelijke brieven leren schrijven?
Begrijpelijke brieven (en andere duidelijke teksten) maken het verschil voor jouw organisatie. Met mijn training Begrijpelijk Schrijven leren jij en je collega’s verbinding maken met jullie doelgroep via begrijpelijke taal. Daardoor bereik je het doel van je teksten.
